En bref : l’ancien syndic doit remettre au nouveau, dans les 15 jours suivant la fin de ses fonctions, la situation de trésorerie et les références des comptes bancaires du syndicat, puis, dans un délai d’un mois, l’ensemble des documents et archives. L’état des comptes, après apurement et clôture, suit dans les deux mois. À défaut, après une mise en demeure restée sans effet, le nouveau syndic ou le président du conseil syndical peut saisir le président du tribunal judiciaire en référé pour obtenir la remise sous astreinte.
Ce que l’ancien syndic doit transmettre
L’article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 organise la passation. Doivent notamment être remis :
- la situation de trésorerie, les références des comptes bancaires du syndicat et les coordonnées de la banque ;
- le règlement de copropriété, l’état descriptif de division et leurs modificatifs ;
- les procès-verbaux d’assemblées générales, la comptabilité et les pièces justificatives ;
- les contrats en cours (assurance, entretien, fournisseurs) ;
- le carnet d’entretien, les diagnostics et les dossiers de travaux et de sinistres ;
- la liste des copropriétaires et l’état des impayés.
Les documents dématérialisés de l’espace en ligne de la copropriété doivent aussi être transmis, dans un format téléchargeable et imprimable. Si les archives sont confiées à un prestataire spécialisé, l’ancien syndic doit, dans le même délai, l’informer du changement et lui communiquer les coordonnées du nouveau syndic.
Les délais
- 15 jours après la cessation des fonctions : situation de trésorerie, références des comptes bancaires et coordonnées de la banque.
- 1 mois après la cessation des fonctions : ensemble des documents et archives, y compris les documents dématérialisés.
- 2 mois de plus : état des comptes des copropriétaires et des comptes du syndicat, après apurement et clôture.
Les recours en cas de refus
- Relance écrite par le nouveau syndic, avec la liste précise des pièces attendues.
- Mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception.
- Saisine du président du tribunal judiciaire, statuant en référé, si la mise en demeure reste sans effet. Le juge peut ordonner sous astreinte la remise des pièces et le versement des intérêts dus à compter de la mise en demeure, sans préjudice d’une provision sur dommages et intérêts. Le nouveau syndic ou le président du conseil syndical peut agir.
Exemple pratique
Après un changement de syndic voté en juin, le nouveau syndic ne reçoit que les relevés bancaires. Il adresse une liste détaillée des pièces manquantes, puis une mise en demeure. Faute de réponse, il saisit le président du tribunal judiciaire en référé, qui peut ordonner la remise sous astreinte.
Comment Synergi gère les reprises
Lors de chaque reprise, nous envoyons dès notre désignation la demande de transmission, nous contrôlons les pièces reçues et nous informons le conseil syndical de l’avancement. Les comptes sont repris et rapprochés avant la première clôture.
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Sources : loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, article 18-2, dans sa rédaction issue de la loi n° 2024-322 du 9 avril 2024. Article mis à jour le 8 novembre 2026.
